Hồ sơ xin giấy phép xây dựng nhà ở cần chuẩn bị gì?

Bộ hồ sơ xin giấy phép xây dựng nhà ở gồm những thành phần nào?

Các thành phần hồ sơ xin giấy phép xây dựng nhà ở theo quy định – Nguyên Phát (NP Group)

Một bộ hồ sơ xin phép xây dựng nhà ở riêng lẻ cần có ba nhóm thành phần chính: đơn đề nghị cấp phép, giấy tờ hợp pháp về quyền sử dụng đất và hồ sơ thiết kế xây dựng. Tùy đặc điểm khu đất, hiện trạng công trình và chủ thể đứng tên xây dựng, cơ quan có thẩm quyền có thể yêu cầu thêm tài liệu liên quan theo quy định.

Theo quy định tại Điều 60 Nghị định 217/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026, hồ sơ đề nghị cấp giấy phép xây dựng đối với nhà ở riêng lẻ được xác định theo các thành phần tương ứng với từng trường hợp. Chủ nhà nên chuẩn bị những tài liệu sau:

Đối với hồ sơ điện tử, các tài liệu phải đáp ứng yêu cầu về giá trị pháp lý của bản sao điện tử và quy cách hồ sơ thiết kế. Bản vẽ thiết kế cần có chữ ký số của tổ chức hoặc cá nhân thiết kế theo quy định. Chủ nhà cũng cần lưu ý kiểm tra trường hợp công trình thuộc diện miễn giấy phép trước khi phát sinh chi phí lập hồ sơ không cần thiết.

Giấy tờ về quyền sử dụng đất cần đáp ứng yêu cầu gì?

Kiểm tra giấy chứng nhận quyền sử dụng đất trong hồ sơ xin phép xây dựng – Nguyên Phát (NP Group)

Giấy tờ về quyền sử dụng đất là căn cứ quan trọng để xác định chủ thể có quyền đề nghị xây dựng trên khu đất. Thông thường, chủ nhà sử dụng Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất để chứng minh tình trạng pháp lý, mục đích sử dụng và thông tin thửa đất. Tuy nhiên, pháp luật còn ghi nhận những loại giấy tờ hợp pháp khác theo Điều 55 Nghị định 217/2026/NĐ-CP.

Trước khi lập hồ sơ, Nguyên Phát khuyến nghị chủ đất kiểm tra kỹ các thông tin sau:

• Chủ thể sử dụng đất: Người đứng tên đề nghị cấp phép cần có căn cứ pháp lý phù hợp với quyền sử dụng đất; trường hợp đồng sở hữu hoặc ủy quyền cần làm rõ quyền và trách nhiệm của các bên.
• Mục đích sử dụng đất: Phải phù hợp với mục đích sử dụng đất được xác định trong giấy tờ hợp pháp và điều kiện cấp phép theo quy định hiện hành.
• Diện tích và ranh giới: Đối chiếu diện tích, kích thước các cạnh, vị trí thửa đất với hiện trạng đo đạc và bản vẽ dự kiến xây dựng.
• Thông tin pháp lý đặc biệt: Kiểm tra tình trạng đồng sở hữu, thay đổi thông tin chủ sử dụng, thế chấp, tranh chấp hoặc các hạn chế quyền sử dụng đất nếu có.
• Quy hoạch và chỉ giới: Kiểm tra thông tin quy hoạch, chỉ giới đường đỏ, chỉ giới xây dựng và các giới hạn xây dựng có liên quan đến khu đất.

Đối với trường hợp giấy tờ đất chưa thể hiện rõ ranh giới hoặc có sự khác biệt giữa diện tích trên giấy và hiện trạng, chủ nhà nên kiểm tra lại trước khi triển khai bản vẽ. Theo quy định mới, chủ đầu tư không phải nộp lại giấy tờ hợp pháp về đất đai đã có trên cơ sở dữ liệu quốc gia, nhưng vẫn cần cung cấp thông tin chính xác để cơ quan có thẩm quyền đối chiếu.

Đặc biệt, nếu khu đất dự kiến xây nhà phố hoặc thiết kế nhà phố cho thuê, việc kiểm tra pháp lý cần được thực hiện trước khi tính toán số tầng, mật độ xây dựng và khả năng khai thác diện tích. Một phương án kiến trúc phù hợp nhu cầu đầu tư nhưng không phù hợp điều kiện pháp lý của khu đất sẽ phải điều chỉnh, ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách và tiến độ chuẩn bị.

Bản vẽ xin phép xây dựng cần thể hiện những nội dung nào?

Bản vẽ mặt bằng, mặt đứng và mặt cắt trong hồ sơ xin phép xây dựng – Nguyên Phát (NP Group)

Bản vẽ xin phép xây dựng là tài liệu thể hiện quy mô và giải pháp bố trí công trình dự kiến trên khu đất, không đơn thuần là bản phác thảo kiến trúc. Đối với nhà ở riêng lẻ của hộ gia đình, cá nhân, Điều 60 Nghị định 217/2026/NĐ-CP quy định các thành phần bản vẽ cơ bản gồm mặt bằng công trình trên lô đất, mặt bằng các tầng, mặt đứng, mặt cắt chính, mặt bằng móng, mặt cắt móng và sơ đồ đấu nối hạ tầng kỹ thuật bên ngoài.

Một bộ bản vẽ cần làm rõ các nội dung chuyên môn sau:

Đối với nhà ở có công trình liền kề, hồ sơ còn phải có bản cam kết bảo đảm an toàn đối với công trình liền kề theo quy định. Các giải pháp thiết kế cần được xem xét trên cơ sở quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, tiêu chuẩn TCVN áp dụng và điều kiện thực tế của khu đất. Việc lựa chọn đơn vị thiết kế có năng lực chuyên môn phù hợp giúp hạn chế sai lệch giữa phương án xin phép và phương án triển khai thực tế.

Nguyên Phát thường xem xét bản vẽ theo mối liên hệ giữa kiến trúc, kết cấu và hệ thống kỹ thuật thay vì chỉ tập trung vào hình thức mặt tiền. Với công trình nhiều tầng hoặc có mục đích khai thác thương mại, việc xác định sớm mặt bằng công năng, giao thông đứng, hệ thống kỹ thuật và giải pháp kết cấu sẽ giúp chủ nhà hạn chế phải điều chỉnh phương án khi chuyển sang giai đoạn thi công phần thô.

Chi phí xin giấy phép xây dựng nhà ở gồm những khoản nào?

Các khoản chi phí làm hồ sơ và xin giấy phép xây dựng nhà ở – Nguyên Phát (NP Group)

Tổng chi phí chuẩn bị hồ sơ không chỉ là lệ phí nộp cho cơ quan cấp phép mà còn bao gồm chi phí đo đạc, lập bản vẽ, tư vấn pháp lý và các tài liệu chuyên môn cần thiết tùy từng công trình. Vì vậy, khi dự trù ngân sách, chủ nhà cần phân biệt rõ khoản thu theo quy định nhà nước với khoản phí dịch vụ do đơn vị tư vấn, thiết kế thỏa thuận.

Tại TP.HCM, theo Nghị quyết 18/2017/NQ-HĐND đang có hiệu lực, lệ phí cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ là 75.000 đồng/giấy phép. Đây là lệ phí hành chính, không phải tổng chi phí xin phép xây dựng. Chủ nhà cần dự trù thêm chi phí thiết kế và tư vấn tùy quy mô công trình; không nên lấy mức lệ phí này làm ngân sách cho toàn bộ việc chuẩn bị hồ sơ.

Đối với giá bản vẽ xin phép xây dựng, hiện không có một mức giá thống nhất áp dụng cho mọi nhà phố. Công trình có diện tích nhỏ, mặt bằng đơn giản thường có phạm vi triển khai khác với nhà phố nhiều tầng, nhà có tầng hầm hoặc công trình có yêu cầu xử lý kết cấu và hạ tầng phức tạp. Do đó, báo giá cần nêu rõ số lượng bản vẽ, phạm vi khảo sát, nội dung tư vấn và trách nhiệm chỉnh sửa.

Nguyên Phát khuyến nghị chủ nhà không nên chỉ so sánh tổng giá dịch vụ mà cần xem xét bản vẽ được bàn giao có đáp ứng đúng phạm vi công việc hay không. Nếu chủ nhà dự kiến sử dụng cùng một phương án để triển khai dự toán xây dựng nhà phố, thi công nhà phố trọn gói hoặc hoàn thiện nhà phố, nên trao đổi ngay từ đầu để xác định rõ phần công việc nào thuộc hồ sơ xin phép và phần nào thuộc hồ sơ thiết kế kỹ thuật, thi công.

Với các công trình có mục đích kinh doanh như xây căn hộ dịch vụ hoặc thiết kế nhà phố cho thuê, việc dự trù ngân sách còn cần tính đến công năng sử dụng, hệ thống cấp thoát nước, điện và các yêu cầu chuyên ngành có liên quan. Một phương án đầu tư sơ bộ được lập trên cơ sở diện tích, số tầng và khả năng khai thác thực tế sẽ giúp chủ nhà hình dung rõ hơn chi phí xây dựng với tổng mức đầu tư trước khi quyết định triển khai.

Những thông tin nào giữa giấy tờ và bản vẽ cần thống nhất?

Một trong những nguyên tắc quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ là bảo đảm thông tin giữa giấy tờ pháp lý và bản vẽ thiết kế không có mâu thuẫn. Chỉ cần sai lệch về diện tích, kích thước cạnh đất, vị trí ranh giới hoặc thông tin chủ sử dụng, hồ sơ đã có thể phải giải trình, điều chỉnh hoặc bổ sung tài liệu. Đây là lý do Nguyên Phát luôn khuyến nghị đối chiếu hồ sơ trước khi hoàn thiện bản vẽ.

Các thông tin cần được kiểm tra đồng bộ bao gồm:

• Thông tin chủ sử dụng đất: Họ tên, thông tin định danh và chủ thể đứng tên đề nghị cấp phép phải phù hợp với giấy tờ pháp lý hoặc căn cứ đại diện hợp pháp.
• Diện tích và kích thước khu đất: Số liệu trên giấy tờ đất, kết quả khảo sát và bản vẽ định vị phải được đối chiếu để xác định đúng phạm vi xây dựng.
• Ranh giới và vị trí công trình: Không bố trí công trình vượt ranh đất hoặc vi phạm các giới hạn xây dựng được xác định theo quy định.
• Mục đích và quy mô xây dựng: Công năng, số tầng, diện tích xây dựng và phương án kiến trúc phải phù hợp với điều kiện pháp lý và quy hoạch áp dụng.
• Cao độ và khoảng lùi: Cao độ nền, chiều cao công trình, chỉ giới đường đỏ và chỉ giới xây dựng cần được kiểm tra thống nhất giữa các bản vẽ.
• Thông tin hạ tầng kỹ thuật: Hướng đấu nối cấp nước, thoát nước và cấp điện cần phù hợp với điều kiện thực tế của khu đất.

Ví dụ, giấy tờ đất thể hiện thửa đất có chiều ngang 5 m nhưng kết quả khảo sát thực tế cho thấy ranh giới sử dụng có sự chênh lệch. Nếu đơn vị thiết kế sử dụng ngay số liệu khảo sát chưa được đối chiếu để bố trí công trình, bản vẽ có thể không thống nhất với cơ sở pháp lý. Khi đó, việc điều chỉnh không chỉ ảnh hưởng đến hồ sơ xin phép mà còn có thể làm thay đổi diện tích sàn và khối lượng xây dựng.

Đối với công trình dự kiến xây nhà phố cho thuê, các thông tin về diện tích, số tầng và công năng còn ảnh hưởng trực tiếp đến phương án khai thác. Vì vậy, chủ nhà nên thống nhất dữ liệu đầu vào giữa bộ phận pháp lý, kiến trúc và dự toán trước khi chốt phương án. Đây cũng là bước quan trọng để kiểm soát khối lượng và tránh chênh lệch giữa bản vẽ xin phép với hồ sơ phục vụ thi công.

Vì sao hồ sơ xin phép xây dựng thường phải bổ sung hoặc điều chỉnh?

Hồ sơ phải bổ sung không phải lúc nào cũng xuất phát từ việc thiếu giấy tờ. Trong nhiều trường hợp, nguyên nhân nằm ở sự không thống nhất giữa tài liệu pháp lý, bản vẽ thiết kế và điều kiện thực tế của khu đất. Một bộ hồ sơ có đủ số lượng tài liệu nhưng chưa làm rõ được các thông tin quan trọng vẫn có thể cần chỉnh sửa trước khi được xem xét.

Những nguyên nhân thường gặp gồm:

• Giấy tờ đất chưa được đối chiếu: Thông tin diện tích, chủ sử dụng hoặc ranh giới có sai khác so với dữ liệu khảo sát.
• Bản vẽ thiếu thành phần: Chưa thể hiện đầy đủ mặt bằng, mặt đứng, mặt cắt, móng hoặc sơ đồ đấu nối hạ tầng theo yêu cầu.
• Thông số thiết kế chưa thống nhất: Chiều cao tầng, cao độ nền, diện tích xây dựng hoặc số tầng thể hiện khác nhau giữa các bản vẽ.
• Chưa làm rõ điều kiện quy hoạch: Phương án thiết kế chưa được đối chiếu đầy đủ với chỉ giới, khoảng lùi và các giới hạn xây dựng áp dụng cho khu đất.
• Thiếu tài liệu liên quan công trình liền kề: Chưa có cam kết bảo đảm an toàn khi công trình thuộc trường hợp phải thực hiện.
• Chưa đáp ứng yêu cầu hồ sơ điện tử: Tệp tài liệu, chữ ký số hoặc bản sao điện tử chưa đáp ứng quy cách và giá trị pháp lý theo quy định.

Một vấn đề khác là chủ nhà thường tách riêng việc xin phép khỏi kế hoạch thiết kế và thi công. Khi phương án xin phép chỉ được lập để đáp ứng yêu cầu hồ sơ mà chưa tính đến kết cấu, hệ thống kỹ thuật và công năng thực tế, việc chuyển sang bản vẽ thi công có thể phát sinh nhiều điều chỉnh. Điều này ảnh hưởng đến dự toán, khối lượng vật tư và tiến độ triển khai.

Để kiểm soát rủi ro, Nguyên Phát thực hiện đối chiếu ba nhóm dữ liệu: pháp lý khu đất, phương án thiết kế và phạm vi xây dựng dự kiến. Khi các dữ liệu này được thống nhất từ đầu, chủ nhà có cơ sở kiểm soát tốt hơn khối lượng công việc, hạn chế việc thay đổi thiết kế ngoài dự kiến và chủ động hơn khi nhận báo giá thi công nhà phố. Đây cũng là nguyên tắc quan trọng trong dịch vụ xây nhà trọn gói, đặc biệt với công trình có nhiều hạng mục kỹ thuật.

Chủ nhà nên kiểm tra gì trước khi nộp hồ sơ xin phép?

Trước khi nộp hồ sơ, chủ nhà nên thực hiện một lần kiểm tra tổng thể thay vì chỉ rà soát xem đã đủ giấy tờ hay chưa. Mục tiêu là xác nhận tính hợp pháp của tài liệu, tính đồng bộ của bản vẽ và sự phù hợp của phương án xây dựng với khu đất. Việc kiểm tra trước giúp giảm nguy cơ phải điều chỉnh nhiều lần và hạn chế những chi phí không cần thiết trong giai đoạn chuẩn bị.

Nguyên Phát đề xuất danh sách kiểm tra thực tế sau đây:

Ngoài các nội dung trên, chủ nhà cần xác định rõ phạm vi dịch vụ của đơn vị tư vấn. Một báo giá minh bạch cần thể hiện chi phí khảo sát, lập bản vẽ, kiểm tra pháp lý, số lần chỉnh sửa, tài liệu bàn giao và những khoản chưa bao gồm. Đặc biệt, cần phân biệt hồ sơ bản vẽ xin phép với hồ sơ thiết kế kỹ thuật và bản vẽ thi công để tránh hiểu nhầm rằng một gói dịch vụ đã bao gồm toàn bộ công việc thiết kế xây dựng.

Với các gia đình dự kiến xây nhà phố nhiều tầng, nhà ở kết hợp kinh doanh hoặc căn hộ dịch vụ, việc kiểm tra hồ sơ từ giai đoạn đầu còn giúp liên kết phương án pháp lý với phương án đầu tư và dự toán. Nguyên Phát ưu tiên làm rõ khối lượng, phạm vi công việc và các điều kiện có thể ảnh hưởng đến chi phí trước khi chủ nhà quyết định ký hợp đồng. Cách tiếp cận này giúp kiểm soát rủi ro phát sinh bằng hồ sơ bản vẽ chuẩn xác và các điều khoản hợp đồng cụ thể, thay vì đưa ra những cam kết tuyệt đối không có cơ sở.

Chuẩn bị giấy xin phép xây dựng nhà ở không chỉ là hoàn thành một bộ giấy tờ mà còn là bước xác lập cơ sở pháp lý và kỹ thuật cho toàn bộ công trình. Khi giấy tờ đất, bản vẽ thiết kế, quy mô xây dựng và ngân sách được đối chiếu đồng bộ, chủ nhà sẽ chủ động hơn trong việc lựa chọn phương án, kiểm soát khối lượng và chuẩn bị cho giai đoạn thi công.

Gửi thông tin khu đất và nhu cầu xây dựng để Nguyên Phát hỗ trợ kiểm tra hồ sơ, lập bản vẽ và dự trù chi phí xin phép xây dựng phù hợp.